...i förprojekteringsfasen
Möjligheter till olika tolkningar av direktiven kombinerat med att det inte ingår i ESF-handläggarnas roll att vägleda i ansökningsprocessen ställer höga krav på förarbetet. Goda utvecklingsidéer stupar lätt på fel eller otydligheter i projektupplägg. Därför finns det ett behov av välfungerande arbetssätt/metoder i förprojekteringen.Med ett välfungerande arbetssätt kan projektägaren koncentrera sig på innehållet i den utvecklingsidé man vill driva. Inom nätverket doubleloop har vi tagit tillvara erfarenheterna och arbetat för att utveckla ett sådant arbetssätt/processtöd.
Utifrån våra erfarenheter hitintills har vi kommit fram till nedanstående vägledande kriterier i vårt arbetssätt/processtöd i förprojekteringsfasen.
- Enkelhet – det ska vara enkelt att förklara upplägget i förprojekteringen, dvs syftet och hur syftet ska uppnås, för deltagare, samverkansparter och andra intressenter
- Hanterbarhet – upplägget i förprojekteringsfasen ska belasta ordinarie verksamhet så lite som möjligt och ändå resultera i att syftet uppnås
- Delaktighet/engagemang – metoden i förprojekteringsfasen ska skapa intresse för, och engagemang i utvecklingsidén men samtidigt skapa realistiska förväntningar avseende i vilken takt och i vilken omfattning utvecklingsarbetet kan bedrivas (tålamod och realism)
- Nytänkande – upplägget i förprojekteringen ska stödja deltagande verksamheter att hitta nya, innovativa lösningar/utvecklingsinsatser för att tillgodose behoven. Hellre färre men bättre och mer innovativa utvecklingsinsatser än stora, omfattande traditionella lösningar.
- Värde – förprojekteringen ska läggas upp på ett sådant sätt att den skapar ett "värde i sig" för deltagande verksamheter och medarbetare. Oavsett om den leder till en genomförandefas eller ej.
- Lärande – genomförandet av upplägget i förprojekteringsfasen ska präglas av lärande, tillvaratagande av erfarenheter för att utveckla upplägget/processtödet för att "rigga" projekt.
Processtödet ska stödja projektägaren i att:
- verifiera att behovet av utveckling existerar inom aktuellt område/målgrupp
- precisera utvecklingsbehovet och tydliggöra typen av behov samt var det finns
- planera utvecklingsinsatser i en ansökan till genomförandefasen, för att tillgodose behoven
1. En enkätundersökning - för att verifiera och precisera utvecklingsbehovet. Resultaten utgör även referensvärden för att följa upp resultat/effekter i genomförandefasen.
2. En eller flera workshop/s – för att ytterligare precisera behovet samt ta fram förslag till utvecklingsinsatser i genomförandefasen
3. Ansökan till genomförandefas - sammanställning av preciserade behov samt förslag till kompetensutvecklingsinsatser
För att kompensera för de långa ledtiderna mellan förprojektering och genomförandefasen bör de utvecklingsinsatser som definieras i genomförandefasen konstrueras så att de kan anpassas till förändringar i behovsbilden. Utvecklingsinsatserna måste kännas och vara aktuella och relevanta för deltagarna.
....i Genomförandefasen
En väl genomförd förprojektering ger ett bra underlag för att planera och följa upp utvecklingsinsatser i genomförandefasen. Utifrån våra erfarenheter kan vi dock se två huvudsakliga faktorer som kan innebära problem och därför bör beaktas särskilt.Det ena är de långa ledtiderna mellan förprojektering och genomförandefas. Med dagens förändringstakt hinner såväl verksamhetens som medarbetarens behov förändras rätt mycket på 6-12 månader. Dessutom är sannolikheten att några slutat sin anställning och några anställts rätt stor. Detta innebär dels att de utvecklingsinsatser som definieras i genomförandefasen bör konstrueras så att de till viss grad kan anpassas till förändringar i behovsbilden. Dels att varje genomförandefas bör inledas med en uppdatering av behov/utvecklingsområden och planerade utvecklingsinsatser.
Det andra är risken utvecklingsinsatserna i genomförandefasen får formen av en traditionell utbildningskatalog där effekterna av utbildningsinsatserna inte får genomslag i arbetet. För att motverka denna risk har doubleloop utvecklat ett upplägg/processtöd i genomförandefasen som ska:
- säkerställa att de utbildningar som genomförs också stödjer utvecklingsarbetet inom respektive verksamhet,
- skapa forum för lärande mellan deltagande verksamheter samt
- utveckla kompetens inom respektive verksamhet att arbeta effektivare med förändringsprocesser.
1. Valbara insatser/utbildningar inom behov/utvecklingsområden som prioriterats gemensamt av deltagande verksamheter - Syftar till att utveckla medarbetaren (och verksamheten). Denna typ av insatser är volymmässigt störst och berör flest deltagare.
2. Förändringsledning - stöd under hela genomförandefasen - Berör 1-2 deltagare från respektive verksamhet och syftar till att:
- utveckla och följa upp den egna verksamheten (och dess medarbetare)
- säkerställa att övriga utbildningsinsatser stödjer den egna verksamhetens utveckling
- skapa erfarenhetsutbyte och lärande mellan deltagande verksamheter
Det är aktivitet två, "Förändringsledning" som utgör ramen för genomförandefasen, säkerställer att utbildningarna stödjer utvecklingen av respektive verksamhet, skapar lärande mellan deltagande verksamheter samt utvecklar kompetens inom respektive verksamhet att arbeta effektivare med förändringsprocesser.
Stödet i förändringsledning byggs upp kring ett synsätt på och metod/verktyg för förändringsledning. Deltagarna utgörs av 1-2 personer från varje verksamhet. Dessa träffas regelbundet under hela genomförandefasen för att få stöd i och utbyta erfarenheter kring förändringsarbetet. Deltagarna utgör också ett forum för att planera, koordinera och följa upp genomförandet av övriga utvecklingsinsatser så att dessa stödjer respektive verksamhet på bästa sätt.
Respektive verksamhet får också stöd att identifiera sina specifika utmaningar, vad verksamheten behöver bli bättre på för att möta utmaningarna samt klarlägga vilka förutsättningar som behövs och hur dessa kan skapas. Mellan varje träff arbetar verksamheten med dessa frågor och får vägledning och coachning via ett Internetbaserat stöd.
Höganäsmodellen
Höganäsmodellen är ett utvecklingsprojekt där doubleloops processtöd använts i förprojekteringsfasen och används i genomförandefasen. Stödet i förändringsledning beskrivs dels under aktiviteter, dels under dokumentation och kallas i detta projekt för "Processledarutbildning" respektive "Processledarträffar". Klicka på länken ovan för att läsa mer
Jag vill veta mer om Doubleloops processtöd för Europeiska Socialfondsprogrammet
